Van Schuman trainee naar Financial Administrator: het verhaal van Marcel

Waarom wilde je na je studie een traineeship doen bij het Europees Parlement?

“Tijdens mijn bachelor en master Europees Recht aan de Universiteit Maastricht kwam ik natuurlijk al veel in aanraking met EU-thema’s. Daardoor speelde ik weleens met het idee om later zelf voor een EU-instelling te werken. Dat idee werd concreter toen ik voor mijn scriptie verschillende mensen heb benaderd die bij het Europees Parlement en de Europese Commissie werken. Tijdens die gesprekken kreeg ik een beter beeld bij wat werken voor de EU nu echt inhield. Het klonk allemaal erg interessant en toen het einde van mijn studie in zicht kwam opperde een van de mensen met wie ik had gesproken dat ik me ook zelf kon aanmelden als Schuman trainee. En dat is precies wat ik besloot te doen.”

Wat deed je als Schuman trainee?

“Mijn traineeship was bij het Directoraat-Generaal (DG) voor Financiën, DG FINS. Kortgezegd is dit DG onder andere verantwoordelijk voor de financiële processen in het Europees Parlement. Binnen het DG was ik trainee bij de aanbestedingendienst, waar ik vooral meewerkte aan aanbestedingen voor audit- en IT-contracten die het Europees Parlement afsloot met leveranciers. Richting het einde van mijn traineeship kwam er een plek vrij binnen DG FINS, omdat er iemand wegging. De collega die vertrok, wilde mij wel aandragen voor haar functie. En dat was natuurlijk een kans die ik niet kon afslaan!”

“Zoals dat gaat met Contract Agent posities bij de EU, moest ik de zogenaamde CAST (Contract Agents Selection Tool) behalen voordat ik een contract- en baanaanbod kon krijgen. De CAST omvat een online redeneertest, waarbij je verbale-, numerieke- en abstracte redeneervermogen worden getoetst.”

Hoe heb jij de voorbereiding op de CAST aangepakt?

“Wat voor mij goed werkte, was om de CAST te beschouwen als een universiteitsexamen. Er zijn heel veel boeken en platforms beschikbaar, speciaal gericht op de voorbereiding voor de CAST. Zelf moest ik een CAST doen voor functiegroep III en IV, maar ik heb boeken gebruikt voor de selectietesten van het hogere schaalniveau AD8. Die boeken waren extra complex en daardoor trainde ik mezelf om vragen te beantwoorden die veel moeilijker waren dan de vragen die ik daadwerkelijk voorgeschoteld zou krijgen.”

“In de oefenboeken staan, naast oefentoetsen, veel tips voor het sneller en slimmer maken van de CAST. Ik ben zelf bijvoorbeeld geen rekenwonder, maar er zijn genoeg manieren om de rekenvragen toch zo efficiënt mogelijk aan te vliegen. Mij heeft dat heel erg geholpen. Dus mijn advies aan anderen die de CAST mogen doen zou zijn: oefenen, oefenen, oefenen!”

De CAST ligt een ruim jaar achter je en inmiddels werk je als Financial Administrator bij DG FINS. Wat houdt jouw functie in?

“Ik werk binnen hetzelfde DG als tijdens mijn traineeship, maar ben wel geswitcht naar de Central Financial unit. Het Parlement is erg groot en de implementatie van het budget is daardoor gedecentraliseerd. Onze unit fungeert als intern expertisecentrum en coördinatiepunt. We zorgen voor duidelijke richtlijnen en ondersteuning op het gebied van financieel beheer en de juridische en praktische aspecten van aanbestedingen. Ook geven we advies, bieden we trainingen aan en ontwikkelen we handleidingen en templates voor collega’s. Alles om ervoor te zorgen dat aanbestedingen binnen het Parlement op een consistente, efficiënte en correcte manier verlopen.”

Hoe zien jouw werkdagen er in de praktijk uit?

“Dat varieert enorm, afhankelijk van de projecten waar ik mee bezig ben. Zo werken we nu aan trainingsvideo’s waarin we uitleg geven over de interne controlemechanismen. Verder ben ik bezig met guidelines over hoe we er binnen het Parlement voor kunnen zorgen dat onze procedures en keuzes in lijn zijn met ontwikkelingen in de markt. Neem bijvoorbeeld AI-software; de inkoop daarvan brengt allerlei nieuwe overwegingen met zich mee. Het leuke is dat ik in deze rol van alles voorbij zie komen, want er zijn aanbestedingen nodig voor heel veel verschillende zaken: van stoelen en tafels tot energiecontracten, opleidingen en audiovisuele middelen.”

Wat vind je het leukste aan jouw werk?

“Mijn werk geeft me veel voldoening, omdat ik vaak direct de impact ervan merk. Het is gaaf om advies te geven aan collega’s en vervolgens te zien dat dit tot een succesvolle aanbesteding leidt. Verder vind ik de diversiteit aan collega’s heel leuk: ik werk samen met mensen met uiteenlopende achtergronden en expertises. Bij DG FINS werken namelijk echt niet alleen maar economen. Ik heb bijvoorbeeld een collega die vroeger architect was, en iemand anders werkte als natuurkundig wetenschapper. Zij zijn uiteindelijk toch de financiële kant op gegaan.”

“Wat ik ook fijn vind, zijn de goede arbeidsvoorwaarden. Bij het Parlement wordt er naar je om gekeken – er is naar mijn idee veel aandacht voor welzijn op het werk. Zo organiseert ons DG regelmatig evenementen waarbij specialisten op verschillende gebieden langskomen om iets te vertellen. Laatst hadden we bijvoorbeeld een talk over omgaan met stress. Verder investeert het Parlement in kennis van medewerkers. Zo mocht ik onlangs een training volgen over AI en aanbestedingen. Dat was heel interessant!”

Tot slot: wat is jouw advies aan anderen die interesse hebben in een traineeship bij de EU?

“Misschien wel mijn belangrijkste advies: blijf het proberen als het niet gelijk lukt! Ik heb me ook voor meerdere traineeships aangemeld. Bij het Blue Book traineeship van de Europese Commissie kwam ik er niet doorheen, maar bij het Schuman traineeship dus wel. Verder is mijn tip om je motivatie aan te passen op de rol waarop je solliciteert. Dan is het tijdens de selectie duidelijk wat jou een goede kandidaat maakt voor een bepaald DG.”