Tips voor solliciteren bij de EU

Online is al veel te vinden over de selectieprocedure voor een traineeship bij de EU. Zo bieden de websites van EU-instellingen zelf informatie. Voor bijvoorbeeld het Blue Book traineeship (Europese Commissie) en het Schuman traineeship (Europees Parlement) is hier in detail uitgelegd aan welke eisen je moet voldoen en hoe je je kunt aanmelden. WerkenbijdeEU geeft je daarnaast extra inzichten. Zo vind je op onze website verschillende interviews met kandidaten die al eerder een traineeship hebben doorlopen. Daarnaast is het ook altijd handig om op de hoogte te zijn van wat er op Europees-niveau binnen jouw vakgebied speelt. Bezoek dus ook zeker de website of sociale mediakanalen van de EU-instelling waarin je geïnteresseerd bent! 

Ken je iemand die bij een Europese instelling werkt? Of bij een directoraat-generaal (DG) waar jij graag terecht zou komen? Wellicht kan hij of zij je wijzen op interessante traineeplekken of een goed woordje voor je doen. Als jouw EU-netwerk nog beperkt is, vind je op de website van WerkenbijdeEU een overzicht van alle traineeships.

Richt je niet op één traineeship of instelling, maar schrijf je ook in bij andere EU-instellingen of Europese agentschappen. Door breed te solliciteren vergroot je je kansen op succes. Traineeship offices hebben namelijk geen onderling contact. Het tegelijkertijd benaderen van verschillende organisaties heeft dus geen gevolgen voor je kandidatuur. 

Ervaring in het buitenland is een duidelijke pre. Je maakt dan meer kans als je solliciteert voor een traineeship. Buitenlandervaring kun je op verschillende manieren opdoen. Denk aan studeren in het buitenland. Maar ook stagelopen bijvoorbeeld bij het ministerie van Buitenlandse Zaken of (als vrijwilliger) werken bij een internationale organisatie of NGO scoort goed. Heb je nog geen buitenlandse werkervaring? Dan kun je overwegen om dit eerst op te doen vóórdat je solliciteert.

Veel trainees kiezen voor een onderwerp dat direct te maken heeft met de relaties tussen de EU en de rest van de wereld. Bijvoorbeeld externe betrekkingen, ontwikkelingssamenwerking, noodhulp of handel. Tenzij je profiel precies aansluit op deze werkterreinen, raden we je aan om ook onderwerpen te overwegen die misschien wat minder in het oog springen of waar je al ervaring in hebt. Denk aan gezondheid en consumentenbescherming, voedselveiligheid, maritieme zaken en visserij of ruimtevaart.

Relevante vooropleidingen en werkervaring tellen zwaar mee tijdens de selectie. Ook moet je goed kunnen beargumenteren waarom je denkt dat je geschikt bent voor een plek en waardoor jij eruit springt. Leg bijvoorbeeld een link met je scriptieonderwerp, een honours class, een summer school, (vrijwilligers)werk of een eerder afgeronde stage.

Voor elke taal die je spreekt krijg je bij de Europese instellingen punten die meetellen bij de voorselectie. Wees daarom niet te bescheiden over je talenkennis bij je aanmelding. Zorg er wel voor dat je bewijs kunt leveren voor je taalniveau. Denk hierbij aan certificaten van taalcursussen of officiële resultaten van een taaltest.

Stel je cv samen in de vorm van een Europass CV. Zo presenteer je jezelf volgens de afgesproken manier binnen Europa. Stuur ook een digitaal uittreksel van je diploma en het Europass diploma-supplement mee. Dat is een beschrijving van je diploma in vergelijkbare ‘Europese’ termen.

Tijdens je sollicitatie moet je verschillende zaken invullen, waaronder je motivatie voor een traineeship of bepaalde EU-instelling. Laat daarom iemand anders eens met je meelezen. Je kunt dan eenvoudig fouten die je over het hoofd hebt gezien aanpassen en de kwaliteit van je werk verbeteren.

De eisen voor traineeships zijn streng. De EU-instellingen controleren daarom of alles wat je in je profiel aangeeft daadwerkelijk klopt. Je moet hiervoor dus bewijsstukken kunnen aanleveren. Denk aan diploma’s voor je studies, certificaten voor je talen of contracten voor je stageperiodes. Het kan enige tijd duren voordat je alle documenten verzameld hebt, dus wacht hier niet mee tot het laatste moment.

WerkenbijdeEU biedt begeleiding aan kandidaten voor het Blue Book traineeship. Heb je je hiervoor aangemeld? Schrijf je dan in voor het bijbehorende Talent Netwerk dat je kunt vinden bij de nieuwsberichten op onze homepage. Via het Talent Netwerk houden we tijdens de selectieprocedure contact met je en bieden we je begeleiding zodra je door de voorselectie bent gekomen. Zo vergroten we samen je kansen op een succesvolle sollicitatie. Is het Blue Book traineeship op dit moment niet open? En wil je dat wij je op de hoogte brengen zodra je je hiervoor weer kunt aanmelden? Connect met ons via Magnet.me, dan ontvang je automatisch een mail zodra de inschrijving opent.

Voor elke selectieprocedure waarvoor WerkenbijdeEU ondersteuning aanbiedt, is er een apart Talent Netwerk.

De selectieprocedures voor EU-traineeships zijn erg competitief. Het kan dus zijn dat je, ondanks een uitstekend profiel, toch buiten de boot valt. Gelukkig kun je je zonder problemen meerdere keren aanmelden: een groot deel van de trainees wordt pas bij een tweede of derde poging aangenomen. Het is dan wel verstandig om in de tussentijd te kijken waar je je profiel nog kunt verbeteren. Bijvoorbeeld door het volgen van een taalcursus, het afronden van een studie of het opdoen van buitenlandervaring.

Voor een aanmelding bij een EU-traineeship komt altijd toch best wat kijken, van het schrijven van motivatiebrieven tot het verzamelen van al je bewijzen. Wacht dan ook niet tot de laatste dag om hieraan te beginnen, maar gun jezelf voldoende tijd om alles zorgvuldig in te vullen.

Wil je in aanmerking komen voor een vast contract? Doe dan mee aan één van de EU-selectieprocedures. Deze worden ook wel concoursen genoemd. De selectieprocedures worden uitgeschreven naar behoefte van de EU-instellingen. Elk jaar worden verschillende procedures uitgeschreven om voor verschillende richtingen, voor langere tijd voldoende werknemers te werven.

Je meldt je aan voor de selectieprocedures via het Europees Bureau voor Personeelsselectie (EPSO). Elke procedure voor een vast contract begint met het aanmaken van een EPSO-profiel. Zorg ervoor dat je alle relevante gegevens en ervaringen invult, zoals je werkervaring en talenkennis. Na het sluiten van de inschrijvingsperiode heb je nog even de tijd om alle bijbehorende bewijsstukken aan te leveren. Denk aan diploma’s of arbeidsovereenkomsten. Houd wel de deadline die geldt goed in de gaten!

Selectietesten
Vervolgens nodigt EPSO alle kandidaten die zich hebben ingeschreven uit om aan de online selectietesten deel te nemen. Deze bestaan tegenwoordig uit één ronde met verschillende selectietesten. De inhoud van deze testen hangt af van de selectieprocedure zelf. Die kun je terugvinden in het publicatieblad van de vacature. Meestal zijn deze testen onderdeel van de procedure:
-    Capaciteitentest (verbaal, numeriek, en abstract redeneren)
-    EU-kennis test of een vakgerelateerde meerkeuzetest
-    Schriftelijke test gericht op schrijfvaardigheid

Een goede voorbereiding vergroot jouw slagingskansen. WerkenbijdeEU ondersteunt je daar graag bij. Voor een aantal selectieprocedures maakt WerkenbijdeEU aparte Talent Netwerken aan. Via deze netwerken houden we contact met kandidaten, en geven we passende begeleiding en advies. Daarnaast bieden we ook regelmatig online oefenmodules aan voor de kandidaten die bezig zijn met een selectieprocedure. WerkenbijdeEU betaalt de kosten voor deze online oefenmodules. Bevat de selectieprocedure waar je aan meedoet een (panel)interview? Dan kunnen we hiervoor ook een training aanbieden. Verder is ons advies om veel te oefenen. Hoe meer ervaring je opdoet met de verschillende testonderdelen, hoe beter je resultaten zijn.

Heb je de selectietesten gedaan en behoor je tot de kandidaten met de hoogste scores? Dan kom je op de laureatenlijst. Vanuit deze lijst werven de EU-instellingen kandidaten. De lijst is minimaal een jaar, maar vaak zelfs langer geldig. Er zijn twee mogelijkheden om via de laureatenlijst een baan te krijgen:

1. EU-instellingen met openstaande vacatures zoeken via deze lijst naar geschikte kandidaten voor hun team en kunnen je uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Hierbij kijken ze ook naar je EPSO-profiel.
2. Als ‘laureaat’ kun je ook zelf contact opnemen met verschillende EU-onderdelen om te solliciteren op passende functies met een vast contract.

Als laureaat is het belangrijk dat je jezelf onder de aandacht brengt bij de EU-instellingen. Of je nu benaderd wordt door de EU-instellingen of de EU-instellingen wilt benaderen: het is handig om contact op te nemen met de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (PVEU) via bre-abd@minbuza.nl. De PVEU gaat in gesprek met alle laureaten om een passend plan te maken hoe ze een vaste functie kunnen bemachtigen.

• Start meteen. Stuur je eerste e-mails of brieven de deur uit zodra je hoort dat je op de laureatenlijst staat en de eerste vacatures geplaatst zijn.
• Doe je huiswerk voor je je lobby begint. Lees je in over het werk van het directoraat-generaal (DG) of de afdeling waar je wilt werken. Vaak publiceren de DG’s rapporten of artikelen op hun website over de onderwerpen waar ze op dat moment aan werken. Denk goed na over je eigen motivatie en volg actuele ontwikkelingen bij de betreffende organisatie.
• Lobby langs de nationale lijn. Leg contact met Nederlandse afdelingshoofden en EU-ambtenaren binnen jouw vakgebied. Neem ook contact op met de PVEU via een mail naar bre-abd@minbuza.nl. De medewerkers op de PV kunnen dan met je mee denken over hoe je in contact kunt komen met deze ambtenaren. Lobby professioneel. Schrijf net als bij een sollicitatie steekhoudende, goed verzorgde e-mails en wees zorgvuldig in je telefonische contacten. Houd er rekening mee dat Nederlanders vaak de reputatie hebben te direct of bot te zijn. Wees je daarnaast bewust van mogelijke culturele verschillen als je EU-ambtenaren spreekt. Kleed je altijd netjes als je hen ontmoet, zowel online als op locatie.

Een veelvoorkomende functie bij de EU is die van Contract Agent (CA’s). Contract Agents zijn er binnen verschillende vakgebieden, zoals communicatie, financiën of politieke zaken. Voor een functie als Contract Agent maak je een profiel aan bij het Europees Bureau voor Personeelsselectie (EPSO). EU-instellingen zoeken op basis van de profielen naar geschikte kandidaten voor hun vacature. Daarnaast raden we je aan om ook direct op tijdelijke vacatures te solliciteren, wat kan via de website van EPSO. Zij houden een overzicht bij van alle openstaande tijdelijke vacatures. Door direct te solliciteren vergroot je de kans dat je een uitnodiging krijgt voor de toelatingstest, ook bekend als de Contract Agent Selection Tool (CAST). Daarnaast kan het ook voorkomen dat kandidaten via informeel contact voor de CAST worden uitgenodigd. 

Ben je uitgenodigd om een CAST af te leggen? Informeer ons dan via het contactformulier. WerkenbijdeEU kan dan verdere begeleiding bieden. 

De CAST bestaat uit een capaciteitentest. Deze heet VNART: verbaal, numeriek, en abstract redeneren. De CAST vindt maandelijks plaats. Als je de CAST behaald hebt, doorloop je een sollicitatietraject zoals je ook in Nederland gewend bent. Zorg dus dat je goed kunt uitleggen waarom jij geschikt bent voor die specifieke tijdelijke functie en waarom de EU-instelling jou zou moeten aannemen. Ben je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Dan kun je ter voorbereiding ook contact opnemen met de PVEU via een mail naar bre-abd@minbuza.nl.

Haal je de CAST wel, maar krijg je de functie uiteindelijk niet? Dan blijft je CAST tien jaar geldig. Je hebt dus voldoende tijd om een andere, passende functie te zoeken. Haal je de CAST niet? Dan mag je na een half jaar opnieuw deelnemen, mits je opnieuw wordt uitgenodigd. Een plaatsing als Contract Agent heeft een duur van maximaal zes jaar. Binnen deze zes jaar kan je deelnemen aan externe selectieprocedures (de concoursen) om een vast contract te bemachtigen. Aan interne selectieprocedures kun je één keer per twee jaar meedoen.

Temporary Agents zijn posities voor kandidaten die voor een vooraf bepaalde tijdsduur worden uitgeschreven. Solliciteren hierop lijkt waarschijnlijk het meeste op wat je gewend bent in Nederland. Je hoeft dus geen selectietest te doen. De EU-instellingen plaatsen vacatures waarop je kunt solliciteren. Een overzicht hiervan is beschikbaar op de website van EPSO.

Behoor je tot de meest geschikte kandidaten? Dan hangt het van de EU-instelling af hoe de volgende ronde eruit ziet. Je kunt bijvoorbeeld een uitnodiging ontvangen voor een (panel)interview. Zorg dus dat je goed kunt uitleggen waarom jij geschikt bent voor die specifieke tijdelijke functie en waarom de EU-instelling jou zou moeten aannemen. Je doorloopt geen Contract Agent Selection Tool. De duur van het contract varieert.

Ben je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Dan kun je ter voorbereiding ook contact opnemen met de PVEU via een mail naar bre-abd@minbuza.nl.

Interim posities bij de EU-instellingen worden vooral gebruikt om op korte termijn posities op te vullen. In de meeste gevallen leveren Brusselse uitzendbureaus hiervoor de kandidaten aan. Om hiervoor in aanmerking te komen, kun je het beste direct contact opnemen met deze uitzendbureaus. Op basis van jouw profiel bepalen zij vervolgens of er passende interim posities beschikbaar zijn. De posities zijn vaak van kortere duur, maar bieden wél de mogelijkheid om EU-ervaring op te doen, een Europees netwerk op te bouwen en te solliciteren op CAST/Temporary Agent posities. Het komt ook regelmatig voor dat trainees in dit soort posities doorstromen.

Ministeries organiseren zelf detacheringen als Expert National Détaché (END) of Seconded National Expert (SNE). Je blijft dan bij je eigen ministerie in dienst, terwijl je tijdelijk bij een van de EU-instellingen werkt. Neem contact op met de detacheringscoördinator van je eigen ministerie voor meer informatie. Je kunt alleen solliciteren voor een detachering als je in dienst van de Nederlandse overheid bent.